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策划一场年会应该需要注意哪些点?

发布时间:2019-09-26 热度:

       年会是每个企业、每个公司为了调动员工积极性、让企业员工更加有凝聚力;并且感恩回馈客户,让公司发展越来越好的一种聚会。

  年会规模有大有小,但生活总是需要仪式感,年会更是,好不容易能够将全公司的人凑齐一起聚会,而且在那个时间还有年终奖可以发,大家都会怀抱着一种喜悦的心情去参与这种聚会。那么这种有仪式感的年会应该要如何策划呢?
 

  1、确定年会时间、地点、主题

  年会的时间一般选择会在年末的某一天,是一年的总结,也是新一年的开始。持续周期,大多数常见的年会是在一个晚上就搞定了,但有些全国都有分部或者有代理商的公司,会将活动的周期延长,例如微商行业,他们会召集所有代理商来到同一座城市聚会,例如他们第一天是参观总部、工厂,欢迎晚宴、第二天是产品发布会、年会。甚至有的周期会持续到第三天。每个企业、公司的情况不一样,但今天我们只说周期为一晚上的年会。确定好年会的时间之后,就要确定场地,场地一般是在酒店的宴会厅,根据不同人数、规模挑选场地大小。

  2、成立年会工作组

  统筹组:负责整场活动的统筹和年会活动的相关事项。

  设计组:负责整场年会所有的活动视觉、美陈设计。

  摄影摄像及后期:负责年会的拍摄以及后续图片、视频的出品

  舞台组:负责灯光、音响、LED屏幕的设备系统

  物料组:负责熟悉并保管年会的所有物料

  演艺组:负责年会的节目表演统筹工作

  礼仪组:负责礼仪培训和工作安排

  安保组:负责整场活动的安全措施

  3、确定邀请嘉宾并发送邀请函

  4、确定年会活动的流程

  5:00-6:00嘉宾到场签到

  6:00-6:05开场:开场舞、灯光秀DJ开场、主持人开场

  6:05-6:10红毯秀:重量嘉宾企业高管

  6:10-6:15播放公司视频

  6:15-6:20公司高层发言

  6:20-6:30团队展示并相关领导发言

  6:30-6:38颁奖

  6:38-7:00员工节目表演

  7:00-7:10抽奖

  7:10-7:15嘉宾表演

  活动结束,拍照留念。

  注:注意每个环节流程当中,所需要注意的以及重点备注的,例如,每一个环节所需要的灯光、音乐、画面等切换,在领导发言的环节,是否需要礼仪引领以及发言完毕后是否需要送花,每个表演节目所需要的道具,以及确认颁奖和抽奖是有几轮,抽奖的奖品是上台还是活动结束后拿等等这些问题都需要及时确认以及备注好,以免后续发生错乱等问题。

  5、确认物料清单

  管理活动的物料是最复杂,最繁琐的事情,有些活动还好,但有些活动的物料会非常多,这时管理这项工作就会变得非常重要。我们需要将年会所需要的所有物料列到一项清单当中,可以分内外场,也可以分大件物料及小件物料,具体怎么分类看个人,怎么好做怎么来。不容易弄乱,不容易出现露件丢件就OK。

  6、确定节目类型

  为了避免节目千篇一律,以及保证晚会的质量。我们在让员工组织节目时,可以给员工挑选,可以采用抓阄等形式,节目类型可包括:唱歌、跳舞、相声、小品、模仿秀、乐器表演、走秀、朗诵、音乐剧等等。

  7、场地布置

  场地布置包括内场搭建,外场气氛布置。场地的布置需要提前一个晚上进行,专业的设备还是由专业人员来安装及调试。

  8、中期执行

  年会开始时,需要安排好各工作人员的岗位,让每一个人的工作都落到实处,做好每一项工作。控台需要把控好每一个环节所需要的灯光、音乐、屏幕画面;对接主持人的需要让主持人熟悉流程,以及在临时更改流程时能第一时间告诉主持人。最重要的一项就是在中期,必须确保的是安全,整场晚会的安全措施必定要做好,必须安排安保,把握好整场活动的安全。

  9、后期总结


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