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会议策划前需要准备的流程以及注意事项!

发布时间:2019-03-24 热度:

近年来,国内的会议活动越来越多,虽然说会议行业蓬勃发展,但是会议活动的执行质量却不能有多大的保证,如果现场突然发现状况的话,那么怎么样才能保证这异常活动能够顺利执行呢?下面策划之家的小编就来为大家说说有关会议策划前需要准备的流程以及注意事项的详情!

在做会议策划以及活动准备的时候,需要注意三个部分:客户、场地方和内部协调。

1、客户经常会有源源不断的新想法,因此需要工作人员的应变能力高,并且要尽量满足客户的需求,无论现场情况有多困难,都要尽力想方法解决。所有需要确认的东西,都要找到客户的话事人确认,如有必要,例如增项和大部分修改,需要与客户签订确认函。

2、场地方的选择与沟通。会议策划好了之后,在活动开始之前,一定要尽最大努力让场地方完全配合此次活动,包括时间、现场布置以及活动搭建调整等事项。

会议策划好了之后在场地的选择上,需要考虑以下两点:
一方面要考虑场地的品味和格调,看是否与发布会的内容保持统一。
另一方面要考虑实用性与方便性,会议厅的容纳人数是否能满足发布会的需求,发布会需要的设备是否齐全,交通是否便利,泊车是否方便。

会议策划好了之后现场布置需要注意的地方:
1) 背景布置。背景板颜色、字体是否美观大方,颜色可以企业VI为基准。
2) 酒店外围布置。酒店是否允许飘空气球,是否可以设置横幅、拱形门等、
3) 相关设备要在发布会开始前反复调试,保证活动过程不出故障。

3、内部沟通协调,会议策划好之后,活动前的项目安排必须要有明确的现场分工,要保证信息沟通顺畅,配合默契。活动正式开始之前,总统筹需要把控好每个环节,特别是物料、搭建和活动流程。要保证物料和搭建全部按计划到位,反复核对无遗漏。活动开始之前要进行至少2次的正式全程彩排,保护活动流程顺畅无差错。


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