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会议策划需要注意的问题有哪些?

发布时间:2019-03-24 热度:

为保证会议的成功,会前必须做好充分的准备:会议顺利与否,关键在于会前的精心策划。会议的准备工作一般包括会议的发起、会议召开的时间和地点的选择、会议的邀请,以及会议议程的拟定、会议文件的准备和有关的技术性问题,周密的准备工作可为会议的成功奠定良好的基础。那么会议策划需要注意的问题有哪些?下面策划之家就来为大家介绍有关会议策划需要注意的问题有哪些的详情。

会议策划需要注意的问题:
会议策划一、及早动手。通常一个大型国际会议的构思、酝酿和策划一年前就要开始。策划是个渐进的过程。在构思和酝酿阶段中,策划的雏形实际上也在形成,只是待筹备进行到一定阶段时,人们要求看到工作设想和实施方案,正式的策划才破茧而出。经验表明,策划宜早不宜迟,原因是需留出讨论、修改和审批的充分时间。

会议策划二、全面考虑。国际会议的准备工作涉及方方面面,需考虑周详,避免因一时疏漏在将来造成损失。如会议主题选择不当就可能使会议谈不起来;如时间选择不当,正值寒冬或酷暑,就会使与会者叫苦不迭;如会场未选合适,会议服务跟不上来,就会使会议陷于停顿。智者千虑必有一失,虽不应对策划者求全责备,但策划者也决不能因此而放松努力。特别要抓紧关键环节,避免出现大的闪失。

会议策划三、订出落实的时间表。为了保证策划能按时实施,必须订出各阶段任务的具体落实时间表。这一时间表是督促检查的依据,也是掌握进度,调整快慢的准绳。

经验证明,掌握以下两个环节是关键:
(一)会议请柬发出的时间;
(二)代表抵达和签到的时间。
会议请柬的发出是会议前期准备完成的重要标志。很难设想在会议名称、主题、时间、地点、与会范围及经费确定和落实之前,就发出请柬。代表的顺利抵达和签到则是会前准备已经全部就绪,会议即将开始实质性活动的另一重要标志。因此,如能科学地确定发出请柬和代表报到的时间,并认真予以执行,其他准备工作便可一一带动。

会议策划四、借助他山之石。对于我们许多人来说,国际会议还是一个相对的新事物。我们的知识有限,经验不足,应当求助于国内外的先行者,汲取他们的经验教训,结合本行业、本部门、本会议的特点,加以具体策划。别人的总结、规划、报告都有参考价值,可以借来一阅。有时,“与君一席谈胜读十年书”,也不妨一试。


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