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如何更好的做好会议服务保障工作?

发布时间:2019-03-24 热度:

正所谓细节决定成败,规范体现水平,因此越来越多的会议负责人对于会议中途的会议服务的要求越来越高,那么如何更好的做好会议服务保障工作呢?下面策划之家的小编根据自己的心得总结了以下五点,其中包括:

  1、及时对接督查:监督检查是保证会议工作顺利进行的重要组成部分。在会议的初步组织和筹备中,我们将根据工作情况适时召开工作组会议和交换会议。控制工作任务和工作流程,执行每个小组的工作进度。协调解决工作中的困难和问题。在长时间的大型会议活动中,我们每天召开工作组会议,及时与工作情况沟通,对第二天的工作进行抽查,检查遗漏和补充,确保没有遗漏;

  2、搞好跟踪服务:在会议服务的工作中,我们把会后跟踪服务作为整个会议服务工作的主要内容之一,组织成工作过程,明确职责分工。在会议工作中,在实施领导人和嘉宾名单时,我们力求明确会议期间每位领导人和嘉宾的活动安排,并事先询问与会者是否需要预订机票和门票,提供车辆,更新房间,以及其他相关服务。需要后续服务来安排专门的跟踪服务,以确保会议服务不会变得不切实际;

  3、绘制工作流程:会议服务水平体现在细节上,为了保证会议组织的服务标准清晰、易操作,我们对会议工作任务进行了详细的分解、量化和细化。绘制整个会议的工作流程和详细的工作。明确各项工作任务和目标的任务要求、完成时间、承建商。工作规则和程序分发给工作组和工作人员。各工作组和会议人员根据整个工作流程、工作流程图。例如,在第六届张仲景医学文化节开幕式上,我们将会议工作的五个主要任务分成53个细节,如场地布置、座位安排、会议通知、招生指南、跟车服务,然后将它们分成小组,并将其量化;

 

  4、加强会前查验:会议前检查是确保会议组织不出错的重要步骤,会议前检查主要包括会议现场检查和相关工作对接。为现场检查,我们打印了服务检查的时间表。检查内容分为领导审核、座位安排核实、资料备份、新闻报道安排等22个项目,每个项目都要正确核对,然后由负责人签字,以确保组织中没有错误。会议和服务。工作联系的核实主要是在主题会议后核实相关活动和服务的执行情况。会议结束后,如果有一次参观活动的会议,核实车辆调度和车辆维修人员的情况;会后,将召开团体照片任务会议,现场施工、座位安排和安排;

  5、制定详细方案:科学细致的工作计划是做好会议工作的基础,每次接到会议任务,都要根据会议的主题和时间表认真研究会议工作,制定会议工作计划。并根据会议规格、人员数量、日程安排,设立相应的工作组,明确各组的职责划分。重大会议活动还成立了会议工作领导小组,成立了一个针对会议工作的综合协调小组,负责对会议工作的全面协调和监督,确保各小组之间及时沟通。在户外大型会议和会议上有参观检查活动,也针对可能情况制定应急预案。在党代会、人大等集体摄影会议和活动中,应事先准备室外集体摄影计划和室内集体摄影计划,以保证天气变化时活动的顺利进行。


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