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会议策划场地应该考虑哪些方面?

发布时间:2019-06-06 热度:

众所周知,想要办好一个会议活动,离不开一个精心挑选的会议场地,那么在会议活动举办的时候选择会场的时候要考虑哪些方面呢,策划之家作为专业的活动策划公司,以其专业的活动经验以及案例,为你提供以下方法供你选择。

 
1、应考虑交通便利。会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点较近的地方;若是在外地,则要选择在大部分与会者方便到达的地点。
 
2、会场的大小应与会议规模相符。一般来说,每人平均有2--3平方米的活动空间比较适宜。同时应该考虑会议时间的长短,时间长的会议,场地不妨大些。
 
3、场地要有良好的设备。桌椅家居、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备。如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机等。
 
4、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时,“外界干扰,,还包括室外的各种噪声,打进会场的电话,以及来访和参观等。因此在场外应挂起。会议正在进行中,谢绝参观”的牌子,并要求与会者关闭手机。会场内部也应具有良好的隔音设备,以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
 
5、应考虑有无停车场所和安全设施问题。大型会议应该考虑到一部分与会代表自行驾车前往,这些车辆的停放,加上参与接待的公司车辆的停放等,所以选择会场的同时要考虑到该会场能否有与会议规模相符合的停车场。大型会议,还必须考虑到会场有无消防、防盗等安全设施。
 
6、场地租借的费用必须合理。场租费用是选择会场时所必须要考虑的一个重要因素,会场租借费用必须在会议经费预算范围之内,或者必须符合公司相关规定。
 
7、会议场所周围有没有必要的餐饮和娱乐设施。会场的选择还必须考虑到与会人员的餐饮、娱乐活动等,尤其是大型会议,会场周围最好能有容纳与会人员餐饮、娱乐的场所设施。
 

 


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