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策划好一场会议需要准备些什么?

发布时间:2019-06-06 热度:

一个好的会议策划,需要全面性的考虑会议的各方面细节,也需要前瞻性的考虑到会议能达到的效果。总结会务通多年的会议服务经验,会议策划的好坏对整个会议的成功与否起着举足轻重的作用。那么,该如何进行一个会议策划,会议策划的流程是怎样的呢?


 
下面,策划之家就带大家简单了解下会议策划的流程:
一、搞清楚“想法”
会议有各种类型,不同的会议需要不同的环境,召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是问清楚会议主办方的想法、目的、预算方方面面的信息,通过收集这些信息将避免下一步的策划构思偏离方向。
 
二、搞清楚“思路”  
从秘书到公司总裁,每个人多多少少都可能会参与会议的筹划,只不过有人是专职从事这项工作,有的是兼任此职,但无论参与者有多少,一定要确认一个有经验的 项目负责人,想清楚策划的步骤、时间推进节点、人员的分工。如果思路不清晰,经验不到位,往往从策划的一开始,就会在众多的意见、指导中迷失方向。
在你筹划的思路理清后,你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果,如果你们的意见相符,你就可以做下一步的筹划了。
 
 
三、会议场地的选择
会场的选择,直接关系到会议的风格、形式、规模、预算和档次,这也是进一步策划方案的基础,选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要,也是一场会议举办成功与否的重要条件。
 
在会议场地的选择方面,策划之家建议,可以与会务服务公司合作。因为:
 
1、经过多年与场地方的合作,会议服务公司已与众多场地方建立了亲密的合作关系,不但有能力为客户协调到最好的场地支持服务,更有能力在一定程度上为客户节省场地支出。
2、会议服务公司还拥有一套严谨的场地推荐规范和服务模式,保障他们所推荐的每一个场地都是十分熟悉和了解的,通常都是经实地考察,依照专业场地信息搜集标准逐项记录,并收录到他们独有的数据库中,场地数据信息的详细性甚至超过场地方本身。
3、通过会议服务公司寻找活动场地,不但可以有效节省寻找资源的时间,更能获取因场地因素对活动效果产生的各种积极的和消极的影响等重要信息。
 


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