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年会策划,如何控制年会活动成本?

发布时间:2018-10-29 热度:

年会活动,如何用最少的预算达到最好的活动效果?对于年会策划者,这是一个大难题。

活动策划公司——策划之家教您怎么控制年会活动成本

一、交通

将年会安排在临近的区域范围内.随着汽油价格上涨,交通费用在不断增加.为了将交通费用降低到最低点,要尽可能将年会安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方,或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的年会中心去开会.

引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到年会现场,特别是年会中心正好有停靠站的.通常情况下,乘坐公共交通工具比安排专车穿城接送速度要快,比乘坐出租车价格要低.将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票.

在与酒店、度假村商谈的时候,要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服务,而且要预留免费的停车位.

要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点提供打折服务.<br>使用航空公司的贵宾休息室为年会团队提供迎送服务.

旅行要错过高峰期(一大早或晚上).

问一问酒店是否提供机场免费接送服务.

让年会中心为参会代表在转移时提供一些必要的暂时休息场所.

让赞助商支付班车费用,作为交换,可以在酒店班车的宣传牌、年会中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告.

搞清楚需要多少台客车,预订恰当的座位容量.

如果你的大部分团队成员体力比较好的话,可以将酒店订在年会中心附近步行的范围内,无需提供接送服务.如果这样做的话,一定在你的注册材料中写清楚,让参会代表都知道.

如果你的参会代表中有许多残疾人,尽量将他们安排在一个或相近的几个酒店中,以便于集中安排残疾人车辆.

二、会务组成员:雇佣现场注册和服务人员,不用为会务组成员付交通费.

了解当地的加班限制和规定.安排会务组成员在正常工作时间内开展工作,避免加班.

按天为会务组成员提供差旅补助,精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可范围.

尽可能多用实习生和志愿者.

三、演讲人与娱乐

请会员或当地人作演讲人.对于任何领域的任何协会来说,会员名单中总是会有一些重量级的专家可以作演讲人.如果可能的话,以减免注册费的方式邀请会员到会演讲.也可以邀请当地的演讲人,以节省旅行费用.

对于那些需要旅行到年会举办地的演讲人,给他们准备好旅行指南,这样就不用另付大巴、五星级酒店以及头等舱机票费用.

如果考虑邀请知名的天才演出团体为你进行一个晚上演出的话,就与当地的教堂团体、青年团体或学校团体联系,来满足你的音乐和娱乐方面的  需求.很多城市通常都有一些颇具天赋的演出人才,而且几乎没有什么费用.另外,如果他们是一个非盈利组织的话,你可以把演出费用捐给他们的组织,这 不能不算是一件好事.

开始行动吧!演讲人和娱乐费用通常每年都上涨.锁定今年的费用,放弃分项计算的方法,谈一个一揽子费用方案.了解演出团队的组合规则,以最大限度地减少所需的音乐家数量,寻找一个在你的年会举办时间前后在当地巡回演出的团队.如果你预订了一个已经在该地区演出的团队,你可以节省机票 费用,没准儿还能省下音响费用.

四、配置与搭建

了解一下在同一个酒店还有什么团队在你的年会前后举办年会,与他们一起购买搭建所需的物品.这样可以节省材料及拆建费用.

如果你的会期超过两天,年会室的配置与搭建不要有变化.现场办公用带裙边的餐桌就行,不必租用专用的办公桌. 减少储备用房,节省视听与配置费用. 使用酒店里具有两种配置功能的空间,比如一个空间既可以开会也可以用餐.可以用幕帘或植物把空间隔开. 使用一个户外场所以减少装饰费用. 使用公共场所开会,如图书馆、公园、植物园、博物馆等.这些地方费用很低,因为有时候你可以到外面订餐.

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