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会议活动公司承办会议的组织流程

发布时间:2018-11-13 热度:

 一个大型的会议活动不跟在办公室开会那么简单,这种会议的召开需要引起行业的关注,它需要很长的时间去准备、策划,而这种会议活动需要交给专门的会务活动公司来承办,其中所涉及到的流程也不那么简单,今天我们来分享一下会议活动公司在承办会议活动的一些组织流程。

会议活动
1、所要明确的流程
    在会务活动公司承办会议的时候首先要明确会议活动的背景及目的是什么。了解活动的主题及时间和地点、人员情况、参加的具体人数及内容,这样才可以准备相关材料和数量。
    会务公司要成立专门的会务小组,明确领导、成员,制定准备及工作部署。

2、注意细节问题
    承办单位要根据会议制定议程,制订会议的预算,及时申请会务费用及清单。确定会议的议程、落实与会人员、明确具体的参加地点情况、安排参会人员的住宿及饮食、安排会议使用的车辆,制订安全预案,把形成的会务指南经领导确认印刷、下发。发布会议通知,其就是:会议时间地点,及时提交会议材料及要求,通知参会人员。随后就是确定发言人及选择的标准,要求具有演讲能力的人员主持、其具有影响力,受到普遍尊重的及经历丰富的人士。在会议前期,承办单位要确定时间预演,杜绝时间不够及提前结束现象的发生。

3、会务活动公司前期的宣传
    会务公司要确定会议的背景图,打出横幅,制定参会证,摆上桌签,制定路引,制定活动现场的路线图,保证样式、内容的合理。及时检查宣传材料是否到位,包括横幅及路引河桌签等。

    总之,会务活动公司在承接会议的时候要注重细节问题,杜绝纰漏的发生,这样是对客户负责,也是对自己负责。


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