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活动策划执行中场地选择需要注意的5点要素!

发布时间:2019-03-26 热度:

活动场地的选择是活动策划方案中的重要内容之一,做活动需要选择适合的场地,而一个适合的场地可能会给活动带来意想不到的效果,然而,适合做活动的场地实在是太多了,酒店、会展中心、餐厅、创意园、会所、度假村、艺术馆、景区景点等等都可以做活动,那么,应该如何选择活动的场地呢?
 

 
      策划之家认为,选择活动场地也有很多技巧,可以根据参会人数、方便程度、经济条件、适用范围等方面来考虑。就拿酒店晚宴演出形式的年会活动来说吧,一想到场地我们第一反应肯定是公司附近有没有。有当然是最好,没有那就找稍远一点的,反正现在的交通也方便。有演出,有晚宴或午宴,有的甚至还有会议,那就要找能提供这些服务的酒店,不是星越多越好,而是越适合自己越好。比如演唱会活动大多选择在体育馆或者大型活动中心,根据演唱会的大小来选择场地大小;又比如产品品牌发布会肯定会选择在大型星级酒店,因为在高端酒店能体现出主办方对发布会的重视,同时提升发布会的档次。还有的商场、购物中心、广场、楼盘开业或者周年庆典一般场地都会选择在附近地点,或者干脆就在商场前的空地……
 
      友情提醒:货比三家,选择活动场地也是,多考察几家能承接活动的场地方,然后从以下几个方面进行考虑对比,相信就能选择适合自己活动的场地了:
 
1、从活动规模来考虑场地:
 
      参与活动的嘉宾数量是多少人?1-50人、50-100人、100-200人、200-500人、500人以上。人数的多少基本能判断适合在什么场地举办活动(例:1-50人适合在酒店、会所、度假村。不适合在艺术馆、景区景点。500人以上适合在艺术馆、度假村,不适合在会所。100-300人基本场地都适合),所以主办方应首先考虑要邀请的人数,根据人数选择适合的场地,避免场地定得过大造成浪费,也避免场地过小造成拥挤。
 
2、从活动类型来考虑场地:
 
      会议、论坛、晚会、晚宴、发布会、周年庆典、主题party、婚礼庆典、baby百日宴等。不同主题活动基本能判断适合在什么场地举办活动(例:各种类型活动都可以在酒店举办。会所适合晚宴、发布会、主题party、婚礼。度假村适合周年庆典、公司会议。艺术馆适合发布会、沙龙、发布会、主题paryt)
 
3、从费用预算来考虑场地:
 
      1-5万、5-10万、10-15万、15-20万……预算多少基本能判断适合在什么场地举办活动(例:1-5万适合在会所、艺术馆。5-10万适合在4星酒店、会所、度假村。15万以上适合在5星级酒店、高级度假村、景区)
 
4、从交通成本来考虑场地:
 
      参与活动的嘉宾是自己前来参加活动还是主办方统一安排车辆?如果是自己前来,场地一般选择在室内交通方便的地方,临近环路或者临近地铁。如果是主办方统一安排车辆,场地一般选择在环境优美的地方,体现主办方的别出心裁和与众不同。
 
5、从提供的服务来考虑场地:
 
      1、场地整体装饰风格是否符合本次活动要求?场地长宽高是否能达到活动要求?签到区、休息区空间是否能满足活动要求?
 
      2、场地方是否免费提供贵宾休息室、饮用茶水,鲜花布置、贵宾停车位?
 
      3、活动的搭建时间、彩排时间、正式使用时间、场地押金等收取费用要求?
 
      4、场地可供使用电量?是否免费提供舞台、音响、投影等设备?
 
      5、场地进出货通道是否顺畅,便于设备运输?
 
      6、场地地毯或地瓷砖有无特殊保护要求?
 
      7、场地方对于举办的活动有无消防检查和安保措施的要求?
 
      8、场地方提供的茶歇和晚餐、自助餐的费用和标准?
 
      选择活动场地的时候从以上5个方面来考虑,基本可以挑出2-3家场地,然后再实地考察,结合各自的优缺点,选择一家合适的场地。举办一场成功的活动具有非常重要的意义,因此在选择的活动场地的时候,希望大家能够通过以上的方式选择合适的举动场地。


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