深圳活动策划公司欢迎您!
上一张 下一张
举办大型会议策划需要了解的细节有哪些?_活动策划_活动公司_深圳活动策划公司_策划之家

举办大型会议策划需要了解的细节有哪些?

发布时间:2019-05-20 热度:

一般在找到适当的会议承办商后,并不意味着作为会议执行方的您就没有什麽可做的了,要想会议能够顺利进行,还需要主办方深入把握很多细节工作:



1、 在会议开始之前,全局性的总体策划还得由您来做,做出会议进程“时间进度表”;
2、 一般情况下以电话通知各单位在何时、何地举行会议,并确认各单位与会代表人数。
3、 如果会议形式比较郑重,除电话联系外,需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复(如书面文件或通知单、邀请函需特殊制作,您还得与印刷厂商协商处理)。
4、 取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。
5、 您必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告之会议承办方,请他们协助制定。
6、 在有了会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。
7、 会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,您还得负责收取会务费。
8、 报到结束后,及时通知会议承办方最准确的人数、房间数,多出或少出的房间及时与酒店协商解决,避免酒店和您不必要的麻烦。
9、 正式会议开始之前,检查会场的布置工作(灯光、音响、场形、绿化和特殊设备),确保万无一失。
10、 与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。
11、 作好会议期间的协调工作。
12、 制定与公司和此会议的总目标相一致财务预算,定金一般是先预交总费用的50%,其余费用会议结束时一并解清。
13、 会议结束后,根据实际情况做出此次会议的总结报告,备档。


【免责申明:本站部分内容来源于互联网,如果不小心侵犯了您的权益,请联系网站在线QQ,我们会尽快为您处理。】
关闭窗口
上一篇:周年庆活动策划需要注意什么
下一篇:周年庆典活动策划现场如何布置?

相关阅读

深圳活动策划公司
品牌活动策划
颁奖仪式策划
开机仪式策划
节庆活动策划
酒会活动策划
房地产活动策划
发布会活动策划
授牌仪式策划
剪彩仪式策划
奠基仪式策划
颁奖典礼策划
年会策划公司
揭幕仪式策划
开业庆典策划
挂牌仪式策划
启动仪式策划
签约仪式策划
产品发布会
交车仪式策划
捐赠仪式策划
大型会议场地
演出策划公司
论坛活动策划
节目策划
产品活动策划
创意签到
户外活动策划
元旦活动策划
亲子活动策划
赛事活动策划
年会节目
活动策划搭建
文化活动策划
会议营销策划
路演活动策划
客户答谢策划
节庆活动策划
促销活动策划
事件营销策划
企业周年庆典
企业签约仪式
年会创意策划
招商活动策划
新品发布策划
展会策划
晚会活动策划
庆典活动策划
公关活动策划
活动策划公司
活动策划方案
创意活动策划
创意发布会策划
大型年会策划
线下活动策划
电音节策划
趣味运动会
团建活动策划
活动策划执行
舞美设计
舞台灯光
经销商会议
手机发布会
乔迁庆典策划
汽车公关策划
十周年庆典
二十周年庆典
中秋活动策划
国庆活动策划
年会游戏
庆典公司
珠宝品牌策划
公益策划
活动设计
年会策划方案
晚会策划公司
发布会策划方案
庆典策划方案
奠基仪式方案
启动仪式方案
晚会策划方案
乔迁庆典方案
开业庆典方案
会议策划方案
展会策划方案
亲子活动方案
公益活动方案
公关活动系列
品牌策划系列

官方微信公众号

集团总部15889729452

广东省深圳市罗湖区泥岗鸿颖大厦

北京分部13631526630

北京市朝阳区南十里居48号院2号楼

上海分部15889729452

上海市静安区康定路211号(艺海大厦)