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做好企业年会活动策划重要的三个要素

发布时间:2019-05-27 热度:

企业年会是公司对于前一年的工作回顾,更是一个加强员工之间、员工与企业之间相互了解的重要途径。一个成功的企业年会除了要展示企业风采,也要投入更多人文关怀因素。策划之家给大家介绍下做好企业年会活动策划重要的三个要素。

做好企业年会活动策划重要的三个要素

一、节省年会预算

花同样的钱可以办更多的事。不可理解?拿企业年会定酒店来说,要节省年会酒店费用,这就要了解酒店的定价体系。一般而言,酒店的价格从高到低会分为:门市价、前台折扣价、商务公司价格、会议团价、旅游团价五个档次。这就是为什么有的客户抱怨直接向酒店订会议场地和客房反而比通过年会活动策划公司报价高的原因。

二、节省年会时间

节省年会时间的重要一点是简化操作流程。专业的年会策划公司对酒店场地及提供的服务都比较熟悉,按照您的年会组织五要素,他们可以很快推荐合适的地点给您。如果您选的年会策划公司经验丰富,他们应该可以很快报出初步的预算供您参考

三、确定方案环节

首先要将此次活动的核心议题合理地安排到会议议程当中。主会场、舞台及背景搭建、节目选择、餐标及菜单、房间、接送机、会后旅游这七项是在这一环节最须留意的地方。接下来就是重要的确认实施细节了。首先,要创建一个工作进度表,这是提高效率、保障活动顺利进行的有效手段。工作表的内容要包括以下几个方面:

 

1、 邀请的贵宾及确认其成行;

2、 舞台设计、场地搭建、灯光音响布置的完成;

3、 文书工作、会议资料的准备;

4、 房间分配表;

5、 用餐(餐标、菜单、主桌、台卡);

6、 交通安排;

7、 各项工作的负责人及联络方式;

8、 支付各项定金的时间表;

9、 表演者的邀请及确认;

10、 礼品、胸花、指示牌、胸卡;

11、 会务照片及录像资料的制作和赠送。

 

在检查准备工作的时候,关键点是:围绕年会的目的、重要人物、核心议题的关联活动是否够丰富、够突出。在客户年会上让赞助商抢了风头就得不偿失了。

在策划年会时,我们必须要考虑年会的时间成本、年会预算、年会策划方案这三个最重要的因素。


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